Informační text pro klienty CPI Hotels, a.s. o zpracování osobních údajů

Na této stránce naleznete v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále též jen „GDPR“, nejdůležitější informace o Vašich osobních údajích, které zpracovává společnost CPI Hotels, a.s., IČO: 47116757, se sídlem Bečvářova 2081/14, 100 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze sp. zn. B 1914 („CPI Hotels“ nebo „my“).

CPI Hotels je na trhu zastoupena značkami Budha⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠Bar Hotel Prague, Clarion Hotels, Quality Hotels, Comfort Hotels, Mamaison Hotels & Residences, Spa & Kur Hotels, Holiday⁠⁠-⁠⁠Inn, Fortuna Hotels, Private Label Hotels, Ubytovny.cz a Benada Restaurant.

1. Jaké údaje zpracováváme?

A) Údaje klientů
Na základě Vaší rezervace (či pobytu bez rezervace) zpracováváme osobní údaje klientů v následujícím rozsahu:

• identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, číslo občanského průkazu, či obdobného dokladu a případně též e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailová adresa a telefonní číslo),
• v případě podnikajících fyzických osob také označení podnikající fyzické osoby, sídlo, IČO, DIČ, údaj o plátci DPH,
• v případě služebních cest nepodnikajících osob také údaje o organizaci, která pobyt objednala, či uhradila),
• údaje o účelu pobytu, příp. údaj o tom, že klient je osobou, která nepodléhá poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt,
• informace o Vašem členství ve věrnostním programu,
• údaje o Vašem pobytu a využívaných službách a o výši a způsobu platby za poskytnuté služby (v případě bezhotovostní úhrady číslo bankovního účtu, či údaje o platební kartě),
• v případě cizích státních příslušníků kromě výše uvedených údajů také datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, adresa trvalého bydliště v zahraničí,
• v případě hostů, kteří využívají parkování v našem hotelu, také SPZ automobilu.

V našich Spa & Kur Hotels Vám poskytujeme kromě ubytování též lázeňskou péči. V případě jejího využití zpracováváme kromě výše uvedených též následující údaje:

• údaje o diagnóze získané přímo od Vás naším lékařem při vstupní lékařské prohlídce,
• údaje o výkonech zdravotní péče poskytnutých Vám v našich zařízeních a o průběhu léčebného pobytu (lékařská kontrola, případné zdravotní komplikace v průběhu pobytu apod.)

B) Fotodokumentace z pořádaných akcí
U námi pořádaných akcí pořizujeme v přiměřeném rozsahu fotodokumentaci (situační záběry z akcí) za účelem následného zveřejnění vybraných fotografií na našich webových stránkách pro propagační účely CPI Hotels. Takovýmto způsobem nejsou primárně zobrazováni návštěvníci konkrétní akce, nýbrž celková atmosféra akce, záběry nejsou zveřejňovány v detailním rozlišení, nepřipojujeme k nim ani popisky konkrétních osob návštěvníků akce. Dle odborného názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů se v takových případech nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí dle občanského zákoníku; souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není třeba vyžadovat.

Na pořizování fotodokumentace jsou návštěvníci předem upozornění formou piktogramu fotoaparátu, naši fotografové jsou viditelně označeni a fotodokumentace je pořizována pouze v hlavním prostoru akce a návštěvníci tak vždy mají možnost pobývat v prostorech, kde není fotodokumentace pořizována. V případě jakýchkoli pochybností, či dotazů k pořizování fotodokumentace máte možnost obrátit se na nás na níže uvedených kontaktech.

2. Na základě čeho a za jakým účelem Vaše osobní údaje zpracováváme?

A) Zpracování nezbytné pro plnění právních povinností

Poskytnutí a zpracovávání veškerých výše uvedených osobních údajů, s výjimkou údaje o e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailové adrese a telefonním čísle a informace o Vašem členství ve věrnostním programu, je nezbytné pro účely plnění našich právních povinností, zejména povinností vyplývajících ze zákona o místních poplatcích a zákona o pobytu cizinců na území České republiky a také z účetních a daňových předpisů.

B) Zpracování nezbytné pro plnění smluvního vztahu

Zpracování Vašich identifikačních údajů a údajů o Vašem pobytu a o poskytnutých službách a o výši a způsobu jejich úhrady je nezbytné pro účely plnění smluvního vztahu týkajícího se Vašeho pobytu, tedy zajištění objednávek a rezervací, uzavření a plnění smluv týkající se námi nabízených a poskytovaných ubytovacích, stravovacích a souvisejících služeb.
V případě lázeňské péče zpracováváme údaje vyplněné v registrační kartě, údaje o Vašich absolvovaných léčebných pobytech a o výkonech zdravotní péče poskytnutých Vám v našich zařízeních a také údaje o úhradě pobytu. Tyto údaje zpracováváme na základě právního vztahu mezi Vámi a CPI Hotels, jehož předmětem je poskytování lázeňské léčebně rehabilitační péče a souvisejících služeb (ubytovacích, stravovacích apod.). Účelem takového zpracování je poskytování uvedených služeb.

C) Důsledek neposkytnutí údajů

Bez poskytnutí výše uvedených údajů Vám nemůžeme poskytnout naše ubytovací služby. Pro poskytnutí stravovacích a dalších služeb žádné Vaše osobní údaje nepotřebujeme a tedy je pro tento účel ani nezískáváme a nezpracováváme.

D) Zpracování nezbytné pro účely oprávněného zájmu

Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailová adresa a informace o Vašem pobytu zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu pro účely přímého marketingu, účelem zpracování je zde výhradně možnost zasílat Vám marketingová a obchodní sdělení, tedy informace o zajímavých novinkách, slevách apod.

Osobní údaje v tomtéž rozsahu zpracováváme též pro zasílání dotazníků spokojenosti po pobytu v našich hotelech, za účelem ověřit Vaši spokojenost s našimi službami a trvale zvyšovat kvalitu našich služeb pro Vás.
V našich hotelech nedochází k případům zpochybnění poskytnutých služeb ani služeb lázeňské péče našimi hosty. Pokud by k takovému případu došlo, byli bychom nuceni zpracovávat údaje o poskytnutých službách v rozsahu nezbytném pro vedení takovéhoto sporu, a to výhradně za účelem ochrany našich práv v takovémto sporu. Obdobně bychom byli nuceni zpracovávat nezbytné údaje též v případě neuhrazení našich služeb, či v případě nám způsobené škody.

E) Zpracování na základě souhlasu

Na základě Vašeho souhlasu nebo nastavení povolení používaných aplikací ve Vašem internetovém prohlížeči zpracováváme technické informace získané při návštěvě našich internetových stránek – podrobně viz separátní informační text dostupný na www.cpihotels.com/cs/cookies.

Našim klientům nabízíme služby wi⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠fi sítě, přičemž máte možnost zvolit zpoplatněnou variantu připojení, či variantu připojení poskytovaného zdarma. V případě připojení zdarma jste předem informován, že CPI Hotels bude užívat údaje o Vaší e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailové adrese výhradně pro účely zasílání marketingové komunikace informující Vás o zajímavých novinkách, slevách apod. Následně máte kdykoli možnost vyjádřit nesouhlas s dalším zasíláním marketingové komunikace.

Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat zasláním výslovného sdělení na naši adresu (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10), či e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailovou adresu dp@cpihotels.com, nebo prostřednictvím kontaktního formuláře na www.cpihotels.com, příp. změnou nastavení svého internetového prohlížeče. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení CPI Hotels. Dle GDPR není odvoláním souhlasu dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

F) Automatizované zpracování Vašich údajů

V žádném případě neprovádíme automatizované rozhodování, či jiné automatizované zpracování Vašich osobních údajů, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

3. Zdroj osobních údajů

Veškeré výše uvedené údaje získáváme přímo od Vás, v souvislosti s jednáním o uzavření smlouvy a poskytování ubytovacích a stravovacích služeb.

Pokud Vám rezervaci našich služeb zajistila jiná osoba (typicky to bývá zaměstnavatel v případě služebních cest), získáváme Vaše základní identifikační a kontaktní údaje (v rozsahu jméno a příjmení a telefonní číslo, případně e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailovou adresu) přímo od této osoby.

U rezervací zadaných prostřednictvím rezervačních portálů nám Vaše základní identifikační a kontaktní údaje (v rozsahu jméno a příjmení a telefonní číslo, případně e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailovou adresu) předává rezervační portál.

4. Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu Vašeho pobytu v našem hotelu. Následně po jeho ukončení zpracováváme pouze:

• Údaje, u kterých nám povinnost jejich zpracování vyplývá z relevantních právních předpisů, a to pouze po dobu, která je nezbytná dle těchto právních předpisů. (Např. účetní a daňové doklady, které Vám vystavujeme, obsahují též některé Vaše osobní údaje (jméno a příjmení, typ poskytnuté služby, datum vystavení dokladu). Tyto doklady uchováváme pouze pro účely splnění povinností stanovených relevantními účetními a daňovými právními předpisy, po dobu uloženou těmito předpisy.)
• Vaše jméno, příjmení, e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailovou adresu a informaci o Vašem pobytu pro účely přímého marketingu CPI Hotels (zasílání informací o zajímavých novinkách, či slevách našich služeb apod.) a pro zasílání dotazníků spokojenosti. Údaje pro zasílání dotazníků spokojenosti zpracováváme pouze do doby vyhodnocení dotazníků (maximálně 1 měsíc po Vašem pobytu). Pro účely přímého marketingu zpracováváme Vaše údaje uvedené výše do doby, než nám sdělíte svůj případný nesouhlas s dalším takovýmto zpracováním.
• Údaje nezbytné pro účely existujících, či reálně hrozících sporů. Tyto údaje zpracováváme pouze do doby pravomocného rozhodnutí sporu a splnění povinností z rozhodnutí vyplývajících, resp. do doby, v níž může případně dle platných právních předpisů dojít ke sporům o poskytnuté služby.

Údaje o cookies a datech protokolů zpracováváme po dobu maximálně 13 měsíců od posledního využití cookies, či dat protokolů.

Po uplynutí výše uvedených dob Vaše osobní údaje pravidelně likvidujeme, a to v papírové i elektronické formě.

5. Komu Vaše osobní údaje zpřístupňujeme, či předáváme?

A) Předávání třetím osobám
Vaše osobní údaje nepředáváme ani nezpřístupňujeme žádným třetím osobám, s výjimkou orgánů veřejné moci, u nichž povinnost předání údajů vyplývá z platných a účinných právních předpisů (tak je tomu typicky u údajů, které zpracováváme na základě zákona o místních poplatcích, či na základě zákona o pobytu cizinců na území České republiky).

V případě služeb lázeňské péče Vaše osobní údaje nezpřístupňujeme nikomu, naši lékaři a další zdravotnický personál jsou zaměstnanci CPI Hotels.

B) Zpracovatelé
Pro účely zajištění některých podpůrných služeb (např. rozesílání marketingových sdělení, zkvalitňování komunikace a segmentace nabídek, zajištění on⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠line hotelových rezervací, zpracování cookies) využíváme služeb zpracovatelů. Jedná se vždy o zpracování prováděné výhradně pro naši společnost a na základě našich pokynů. U všech zpracovatelů dbáme na jejich výběr z hlediska důvěryhodnosti a kvality služeb, včetně zabezpečení zpracovávaných osobních údajů. Zpracování je možné pouze na základě smlouvy uzavřené mezi CPI Hotels a zpracovatelem, která zpracovatele zavazuje ke stejné míře ochrany osobních údajů, jakou poskytuje sama CPI Hotels. O zpracovatelích, se kterými aktuálně spolupracujeme, Vás na požádání budeme informovat.

C) Předávání do zahraničí
Naši zpracovatelé mají zásadně sídlo i místo zpracování osobních údajů v ČR, případně v jiné zemi EU, vždy se jedná o renomované společnosti v rámci mezinárodních hotelových a podobných sítí, zajišťující služby pro hotely v celosvětovém rozsahu.

6. Jakým způsobem CPI Hotels zajišťuje ochranu osobních údajů

Veškeré osoby, které na naší straně přijdou do styku s osobními údaji, mají uloženu povinnost zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost trvá i v případě ukončení jejich právního vztahu s CPI Hotels, popřípadě se zpracovatelem.

7. Vaše práva dle platné právní úpravy

Dle platné právní úpravy ochrany osobních údajů máte následující práva:
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme; toto zahrnuje právo získat od CPI Hotels následující informace:

• potvrzení, zda CPI Hotels zpracovává Vaše osobní údaje
• přístup k těmto osobním údajům,
• informace o účelech zpravování,
• o kategoriích dotčených osobních údajů,
• informace o příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny,
• o plánované době uložení, či kritériích k jejímu stanovení,
• o existenci práva požadovat opravu nebo výmaz osobních údajů, nebo omezení jejich zpracování, či právo vznést námitku proti tomuto zpracování,
• o právu podat stížnost k dozorovému úřadu,
• o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů – od Vás,
• o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, vč. profilování,
• o vhodných zárukách při předávání osobních údajů mimo EU,
• v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, i kopii osobních údajů.

⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo na opravu Vašich osobních údajů v případě, že by byly v kterémkoli směru nesprávné, nepřesné, či neúplné; opravu provede CPI Hotels s ohledem na technické možnosti bez zbytečného odkladu,
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo požadovat výmaz osobních údajů v případech stanovených GDPR, např. v případě odvolání souhlasu se zpracováním, či vznesení námitky proti zpracování, v případě protiprávního zpracování osobních údajů, v případě, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány apod. Můžete tedy požádat o výmaz Vašich osobních údajů, tato možnost však neplatí v případě, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, a v některých dalších případech stanovených GDPR.
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo požadovat omezení zpracování osobních údajů v případech předvídaných GDPR, jako je tomu např. v případě, kdy popíráte přesnost osobních údajů, vznášíte námitku proti zpracování apod.
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo na přenositelnost těch údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně, na základě Vašeho souhlasu, či na základě nezbytnosti jejich zpracování pro splnění smlouvy s Vámi, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost. V takových případech Vám umožníme získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, bude⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠li to technicky proveditelné, je přímo předáme jinému, Vámi určenému správci,
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na nezbytnosti zpracování pro účely oprávněných zájmů, včetně zpracování pro účely přímého marketingu. Pokud v takovém případě neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme v takovém případě Vaše osobní údaje dále zpracovávat.
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů zasláním výslovného sdělení na naši adresu (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10), či e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailovou adresu info@cpihotels.com, nebo prostřednictvím kontaktního formuláře na www.cpihotels.com, příp. změnou nastavení svého internetového prohlížeče. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení CPI Hotels. Dle GDPR není odvoláním souhlasu dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, s výjimkou případů v GDPR výslovně uvedených,
⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠ kromě výše uvedeného máte v případě, kdy se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno GDPR, právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

8. Informační text o kamerovém systému v prostorech společnosti CPI Hotels, a.s

• účelem zpracování je ochrana majetku a zvýšení bezpečnosti osob
• rozsah zpracování zahrnuje pouze obrazový záznam kamerového systému, bez záznamu zvuku
• identifikace správce: CPI Hotels, a.s., IČ: 47116757, se sídlem Praha 10, Bečvářova 2081/14, PSČ 10000
• záznam kamerového systému je uchováván na HDD zařízení/hardisku provozovaném společností CPI Hotels, a.s. pro tento kamerový systém není používán jiný zpracovatel
• místem zpracování je sídlo společnosti CPI Hotels, a.s. a její prostory na adrese Vladislavova 1390/17, Nové Město, 110 00 Praha a dále též jednotlivé hotely uvedené vč. počtu kamer:

Hotel	Adresa	Počet
Hotel Fortuna West	Mrkvičkova 1091/2, 163 00 Praha, Řepy	32
Hotel Imperial Ostrava	Tyršova 1250/6, 702 00 Moravská Ostrava	35
Clarion Hotel Prague Old Town	Hradební 768/9, 110 00 Praha, Staré Město	8
Comfort Hotel Olomouc	Wolkerova 1197/29, 779 00 Olomouc	12
Buddha⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠Bar Hotel Prague	Jakubská 649/8, 110 00 Praha, Staré Město	33
Spa Kur Hotel Harvey	Dlouhá 222/2, 351 01 Františkovy Lázně	37
Grand Hotel Zlatý Lev	Gutenbergova 126/3, 460 05 Liberec	8
Clarion Hotel Špindlerův Mlýn	Labská 111, 543 51 Špindlerův Mlýn	13
Spa Kur Hotel Praha	Ruská 27/12, 351 01 Františkovy Lázně	18
Clarion Hotel České Budějovice	Pražská tř. 2306/14, 370 04 České Budějovice	63
Clarion Hotel Prague City	Tylovo náměstí 15/3, 120 00 Praha, Vinohrady	12
Mamaison Residence Belgická	Belgická 318/12, 120 00 Praha, Vinohrady	2
Clarion Congress Hotel Ostrava	Zkrácená 2703/84, 700 30 Ostrava, Zábřeh	30
Hotel Černigov Hradec Králové	Riegrovo náměstí 1494/4, 500 02 Hradec Králové	12
Mamaison Hotel Riverside	Janáčkovo nábřeží 1115/15, 150 00 Praha	8
Comfort Hotel Prague City East	Bečvářova 2081/14, 100 00 Praha 10	68
Quality Hotel Ostrava City	Hornopolní 3313/42, 702 00 Moravská Ostrava, Ostrava	26
Mamaison Residence Downtown Prague	Na Rybníčku 1329/5, 120 00 Nové Město, Praha	48

• příjemcem údajů z kamerového systému mohou být pouze orgány činné v trestním řízení nebo správní orgány pro účely přestupkového řízení
• kamery zabírají:

• v jednotlivých hotelech vstupní prostor a prostor recepce, prostory chodeb a podzemních garáží, prostory parkovacích míst před hotelem, vjezdy/výjezdy, vstupy personálu, pro zásobování a manipulačních prostor, terasy, vstupy do fitness/welness (v případě Clarionu ve Špindlerově Mlýně a Ostravě), haly/foyer, přístup do konferenčních prostor, rampu, dvůr/vnitroblok.

• doba uchování záznamů je maximálně 7 dnů, poté dochází automaticky k vymazání údajů přepisem novým záznamem, jelikož kamerový systém je založen na režimu smyčky
• režim fungování kamer: nepřetržitý (příp. založený na automatickém pohybovém čidle)
• kontaktní údaje pro přijímání žádostí o informace: sídlo společnosti CPI Hotels, a.s., příp. e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailová dp@cpihotels.com

Dle platné právní úpravy ochrany osobních údajů máte obecně následující práva:

• právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme,
• právo na opravu Vašich osobních údajů v případě, že by byly v kterémkoli směru nesprávné, nepřesné, či neúplné,
• právo požadovat výmaz osobních údajů, popřípadě omezení jejich zpracování,
• právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů,
• kromě výše uvedeného máte též právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

V případě jakýchkoli nejasností, či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů se na nás můžete kdykoli obrátit písemně na adrese sídla CPI Hotels, a.s., či e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailem na adrese dp@cpihotels.com.

9. Naše kontaktní údaje

V případě jakýchkoli nejasností, či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů se na nás můžete kdykoli obrátit písemně na adrese CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10, či na e⁠⁠⁠⁠-⁠⁠⁠⁠mailové adrese našeho pověřence pro ochranu osobních údajů dp@cpihotels.com, nebo prostřednictvím kontaktního formuláře na www.cpihotels.com.