Informační text pro klienty CPI Hotels, a.s. o zpracování osobních údajů
V tomto dokumentu naleznete v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále též jen „GDPR“, nejdůležitější informace o Vašich osobních údajích, které zpracovává společnost CPI Hotels, a.s., IČO: 47116757, se sídlem Bečvářova 2081/14, 100 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze sp. zn. B 1914 („CPI Hotels“ nebo „my“).
CPI Hotels je na trhu zastoupena značkami Budha-Bar Hotel Prague, Clarion Hotels, Comfort Hotels, Mamaison Hotels & Residences, Spa & Kur Hotels, Fortuna Hotels, Private Label Hotels, Ubytovny.cz a Benada Restaurant.
- 1. Jaké údaje zpracováváme?
- A. Údaje klientů
Na základě Vaší rezervace (či pobytu bez rezervace) zpracováváme Vaše osobní údaje v následujícím rozsahu:
- identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, číslo občanského průkazu, či obdobného dokladu a případně též emailová adresa a telefonní číslo),
- v případě podnikajících fyzických osob také označení podnikající fyzické osoby, sídlo, IČO, DIČ, údaj o plátci DPH,
- v případě služebních cest nepodnikajících osob také údaje o organizaci, která pobyt objednala, či uhradila,
- údaje o účelu pobytu, příp. údaj o tom, že klient je osobou, která nepodléhá poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt,
- informace o Vašem členství ve věrnostním programu,
- údaje o Vašem pobytu a využívaných službách a o výši a způsobu platby za poskytnuté služby (v případě bezhotovostní úhrady číslo bankovního účtu, či údaje o platební kartě),
- v případě cizích státních příslušníků kromě výše uvedených údajů také datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, adresa trvalého bydliště v zahraničí,
- v případě hostů, kteří využívají parkování v našem hotelu, také SPZ automobilu.
V našich Spa & Kur Hotels Vám poskytujeme kromě ubytování též lázeňskou péči. V případě jejího využití zpracováváme kromě výše uvedených též následující údaje:
- údaje o diagnóze získané přímo od Vás naším lékařem při vstupní lékařské prohlídce,
- údaje o výkonech zdravotní péče poskytnutých Vám v našich zařízeních a o průběhu léčebného pobytu (lékařská kontrola, případné zdravotní komplikace v průběhu pobytu apod.)
- B. Fotodokumentace z pořádaných akcí
U námi pořádaných akcí pořizujeme v přiměřeném rozsahu fotodokumentaci (situační záběry z akcí) za účelem následného zveřejnění vybraných fotografií na našich webových stránkách pro propagační účely CPI Hotels. Takovýmto způsobem nejsou primárně zobrazováni návštěvníci konkrétní akce, nýbrž celková atmosféra akce, záběry nejsou zveřejňovány v detailním rozlišení, nepřipojujeme k nim ani popisky konkrétních osob návštěvníků akce. Dle odborného názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů se v takových případech nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí dle občanského zákoníku; souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není třeba vyžadovat.
Na pořizování fotodokumentace jsou návštěvníci předem upozornění formou piktogramu fotoaparátu, naši fotografové jsou viditelně označeni a fotodokumentace je pořizována pouze v hlavním prostoru akce a návštěvníci tak vždy mají možnost pobývat v prostorech, kde není fotodokumentace pořizována. V případě jakýchkoli pochybností, či dotazů k pořizování fotodokumentace máte možnost obrátit se na nás na níže uvedených kontaktech.
- 2. Na základě čeho a za jakým účelem Vaše osobní údaje zpracováváme?
- A. Zpracování nezbytné pro plnění právních povinností
Poskytnutí a zpracovávání veškerých výše uvedených osobních údajů, s výjimkou údaje o e-mailové adrese a telefonním čísle a informace o Vašem členství ve věrnostním programu, je nezbytné pro účely plnění našich právních povinností, zejména povinností vyplývajících ze zákona o místních poplatcích a zákona o pobytu cizinců na území České republiky a také z účetních a daňových předpisů.
- B. Zpracování nezbytné pro plnění smluvního vztahu
Zpracování Vašich identifikačních údajů a údajů o Vašem pobytu a o poskytnutých službách a o výši a způsobu jejich úhrady je nezbytné pro účely plnění smluvního vztahu týkajícího se Vašeho pobytu, tedy zajištění objednávek a rezervací, uzavření a plnění smluv týkající se námi nabízených a poskytovaných ubytovacích, stravovacích a souvisejících služeb.
V případě lázeňské péče zpracováváme údaje vyplněné v registrační kartě, údaje o Vašich absolvovaných léčebných pobytech a o výkonech zdravotní péče poskytnutých Vám v našich zařízeních a také údaje o úhradě pobytu. Tyto údaje zpracováváme na základě právního vztahu mezi Vámi a CPI Hotels, jehož předmětem je poskytování lázeňské léčebně rehabilitační péče a souvisejících služeb (ubytovacích, stravovacích apod.). Účelem takového zpracování je poskytování uvedených služeb.
Důsledek neposkytnutí údajů
Bez poskytnutí výše uvedených údajů Vám nemůžeme poskytnout naše ubytovací služby. Pro poskytnutí stravovacích a dalších služeb žádné Vaše osobní údaje nepotřebujeme, a tedy je pro tento účel ani nezískáváme a nezpracováváme.
- C. Zpracování na základě oprávněného zájmu
Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa a informace o Vašem pobytu zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu pro účely přímého marketingu, účelem zpracování je zde výhradně možnost zasílat Vám obchodní sdělení, tedy informace o zajímavých novinkách, slevách apod., které jsou obdobné a souvisejí se službami, které jste u nás již využili.
Vy máte možnost předem odmítnout zasílání obchodních sdělení. V případě zasílání obchodních sdělení pak můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení a my rozesílku těchto sdělení ukončíme.
Osobní údaje v tomtéž rozsahu zpracováváme též pro zasílání dotazníků spokojenosti po pobytu v našich hotelech, za účelem ověřit Vaši spokojenost s našimi službami a trvale zvyšovat kvalitu našich služeb pro Vás.
V našich hotelech nedochází k případům zpochybnění poskytnutých služeb ani služeb lázeňské péče našimi hosty. Pokud by k takovému případu došlo, byli bychom nuceni zpracovávat údaje o poskytnutých službách v rozsahu nezbytném pro vedení takovéhoto sporu, a to výhradně za účelem ochrany našich práv v takovémto sporu. Obdobně bychom byli nuceni zpracovávat nezbytné údaje též v případě neuhrazení našich služeb, či v případě nám způsobené škody.
- D. Zpracování na základě souhlasu
Na základě Vašeho souhlasu nebo nastavení povolení používaných aplikací ve Vašem internetovém prohlížeči zpracováváme technické informace získané při návštěvě našich internetových stránek – podrobně viz separátní informační text dostupný na www.cpihotels.com/cookies.
Nabízíme služby wi-fi sítě, přičemž máte možnost zvolit zpoplatněnou variantu připojení, či variantu připojení poskytovaného zdarma. V případě připojení máte možnost udělit souhlas s tím, že CPI Hotels bude užívat údaje o Vaší e-mailové adrese pro účely zasílání obchodních sdělení obdobných a souvisejících se službami, které jste u nás využili.
Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat, a to přímo v emailu s obchodním sdělením nebo zasláním odvolání souhlasu na naši adresu (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10), či e-mailovou adresu dp@cpihotels.com. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení CPI Hotels. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
- E. Automatizované zpracování Vašich údajů
Neprovádíme automatizované rozhodování, či jiné automatizované zpracování Vašich osobních údajů, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
- 3. Zdroj osobních údajů
Výše uvedené údaje získáváme buď přímo od Vás, v souvislosti s jednáním o uzavření smlouvy a poskytování ubytovacích a stravovacích služeb;
nebo
pokud Vám rezervaci našich služeb zajistila jiná osoba (typicky to bývá zaměstnavatel v případě služebních cest), získáváme Vaše identifikační a kontaktní údaje přímo od této osoby;
nebo
u rezervací zadaných prostřednictvím rezervačních portálů nám Vaše identifikační a kontaktní údaje předává rezervační portál.
- 4.Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu Vašeho pobytu v našem hotelu. Následně po jeho ukončení zpracováváme pouze:
- Údaje, u kterých nám povinnost jejich zpracování vyplývá z relevantních právních předpisů, a to pouze po dobu, která je nezbytná dle těchto právních předpisů. (Např. účetní a daňové doklady, které Vám vystavujeme, obsahují též některé Vaše osobní údaje jako např. jméno a příjmení, typ poskytnuté služby, datum vystavení dokladu. Tyto doklady uchováváme pouze pro účely splnění povinností stanovených relevantními účetními a daňovými právními předpisy, po dobu uloženou těmito předpisy.).
- Vaše jméno, příjmení, emailovou adresu a informaci o Vašem pobytu pro účely přímého marketingu CPI Hotels (zasílání informací o zajímavých novinkách, či slevách našich služeb apod.) a pro zasílání dotazníků spokojenosti. Údaje pro zasílání dotazníků spokojenosti zpracováváme pouze do doby vyhodnocení dotazníků
- Údaje nezbytné pro účely existujících, či reálně hrozících sporů. Tyto údaje zpracováváme pouze do doby pravomocného rozhodnutí sporu a splnění povinností z rozhodnutí vyplývajících, resp. do doby, v níž může případně dle platných právních předpisů dojít ke sporům o poskytnuté služby.
Údaje o cookies a datech protokolů zpracováváme pouze po dobu, která je uvedena v informacích o cookies na jednotlivých webových stránkách hotelů patřících pod CPI Hotels.
Po uplynutí výše uvedených dob Vaše osobní údaje pravidelně likvidujeme, a to v papírové i elektronické formě.
- 5. Komu Vaše osobní údaje zpřístupňujeme, či předáváme?
- A. Předávání třetím osobám
Vaše osobní údaje zpřístupňujeme orgánům veřejné moci, u nichž povinnost předání údajů vyplývá z platných a účinných právních předpisů (tak je tomu typicky u údajů, které zpracováváme na základě zákona o místních poplatcích, či na základě zákona o pobytu cizinců na území České republiky) a v rámci hotelové partnerské sítě.
V případě služeb lázeňské péče Vaše osobní údaje nezpřístupňujeme nikomu, naši lékaři a další zdravotnický personál jsou zaměstnanci CPI Hotels.
- B. Zpracovatelé
Pro účely zajištění některých podpůrných služeb (např. rozesílání marketingových sdělení, zkvalitňování komunikace a segmentace nabídek, zajištění on-line hotelových rezervací, zpracování cookies) využíváme služeb zpracovatelů. Jedná se vždy o zpracování prováděné výhradně pro naši společnost a na základě našich pokynů. U všech zpracovatelů dbáme na jejich výběr z hlediska důvěryhodnosti a kvality služeb, včetně zabezpečení zpracovávaných osobních údajů. Zpracování je možné pouze na základě smlouvy uzavřené mezi CPI Hotels a zpracovatelem, která zpracovatele zavazuje ke stejné míře ochrany osobních údajů, jakou poskytuje sama CPI Hotels. O zpracovatelích, se kterými aktuálně spolupracujeme, Vás na požádání budeme informovat.
- C. Předávání do zahraničí
Naši zpracovatelé mají sídlo i místo zpracování osobních údajů v ČR, případně v jiné zemi EU. Pouze v případě zasílání a hodnocení dotazníků spokojenosti a v případě některých rezervačních systémů používáme zpracovatele na území USA. Vždy se jedná o renomované společnosti v rámci mezinárodních hotelových, rezervačních a podobných sítí, zajišťující služby pro hotely v celosvětovém rozsahu.
V jiných, než výše uvedených případech nepředáváme osobní údaje mimo území EU.
- 6. Jakým způsobem CPI Hotels zajišťuje ochranu osobních údajů
Veškeré osoby, které na naší straně přijdou do styku s osobními údaji, mají uloženu povinnost zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost trvá i v případě ukončení jejich právního vztahu s CPI Hotels, popřípadě se zpracovatelem.
- 7. Vaše práva dle platné právní úpravy
Dle platné právní úpravy ochrany osobních údajů máte následující práva:
- právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme; toto zahrnuje právo získat od CPI Hotels následující informace:
- potvrzení, zda CPI Hotels zpracovává Vaše osobní údaje,
- přístup k těmto osobním údajům,
- informace o účelech zpravování,
- o kategoriích dotčených osobních údajů,
- informace o příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny,
- o plánované době uložení, či kritériích k jejímu stanovení,
- o existenci práva požadovat opravu nebo výmaz osobních údajů, nebo omezení jejich zpracování, či právo vznést námitku proti tomuto zpracování,
- o právu podat stížnost k dozorovému úřadu,
- o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů – od Vás,
- o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, vč. profilování,
- o vhodných zárukách při předávání osobních údajů mimo EU,
- v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, i kopii osobních údajů.
- právo na opravu Vašich osobních údajů v případě, že by byly v kterémkoli směru nesprávné, nepřesné, či neúplné; opravu provede CPI Hotels s ohledem na technické možnosti bez zbytečného odkladu,
- právo požadovat výmaz osobních údajů v případech stanovených GDPR, např. v případě odvolání souhlasu se zpracováním, či vznesení námitky proti zpracování, v případě protiprávního zpracování osobních údajů, v případě, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány apod. Můžete tedy požádat o výmaz Vašich osobních údajů, tato možnost však neplatí v případě, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, a v některých dalších případech stanovených GDPR.
- právo požadovat omezení zpracování osobních údajů v případech předvídaných GDPR, jako je tomu např. v případě, kdy popíráte přesnost osobních údajů, vznášíte námitku proti zpracování apod.
- právo na přenositelnost těch údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně, na základě Vašeho souhlasu, či na základě nezbytnosti jejich zpracování pro splnění smlouvy s Vámi, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost. V takových případech Vám umožníme získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, bude-li to technicky proveditelné, je přímo předáme jinému, Vámi určenému správci,
- právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na nezbytnosti zpracování pro účely oprávněných zájmů, včetně zpracování pro účely přímého marketingu. Pokud v takovém případě neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme v takovém případě Vaše osobní údaje dále zpracovávat.
- právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů zasláním výslovného sdělení na naši adresu (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10), či e-mailovou adresu dp@cpihotels.com. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení CPI Hotels. Dle GDPR není odvoláním souhlasu dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
- právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, s výjimkou případů v GDPR výslovně uvedených,
- kromě výše uvedeného máte v případě, kdy se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno GDPR, právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
- 8. Naše kontaktní údaje
V případě jakýchkoli nejasností, či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů se na nás můžete kdykoli obrátit písemně na adrese CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10, či na e-mailové adrese našeho pověřence pro ochranu osobních údajů dpo@cpipg.com.
- 9. Skupina CPIPG
CPI Hotels je součástí skupiny CPI Property Group („CPIPG“). Informace o ochraně osobních údajů v rámci CPIPG naleznete zde: https://cpipg.com/en/data-protection-policy.