Informační text pro klienty CPI Hotels, a.s. o zpracování osobních údajů

V tomto dokumentu naleznete v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále též jen „GDPR“, nejdůležitější informace o Vašich osobních údajích, které zpracovává společnost CPI Hotels, a.s., IČO: 47116757, se sídlem Bečvářova 2081/14, 100 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze sp. zn. B 1914 („CPI Hotels“ nebo „my“).

CPI Hotels je na trhu zastoupena značkami Budha-Bar Hotel Prague, Clarion Hotels, Comfort Hotels, Mamaison Hotels & Residences, Spa & Kur Hotels, Quality Hotels, Private Label Hotels, Ubytovny.cz a Benada Restaurant.

1. Jaké údaje zpracováváme?

A) Údaje klientů

Na základě Vaší rezervace (či pobytu bez rezervace) zpracováváme Vaše osobní údaje v následujícím rozsahu:

• identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, číslo občanského průkazu, či obdobného dokladu a případně též emailová adresa a telefonní číslo),
• v případě podnikajících fyzických osob také označení podnikající fyzické osoby, sídlo, IČO, DIČ, údaj o plátci DPH,
• v případě služebních cest nepodnikajících osob také údaje o organizaci, která pobyt objednala, či uhradila,
• údaje o účelu pobytu, příp. údaj o tom, že klient je osobou, která nepodléhá poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt,
• informace o Vašem členství ve věrnostním programu,
• údaje o Vašem pobytu a využívaných službách a o výši a způsobu platby za poskytnuté služby (v případě bezhotovostní úhrady číslo bankovního účtu, či údaje o platební kartě),
• v případě cizích státních příslušníků kromě výše uvedených údajů také datum narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, číslo víza, adresa trvalého bydliště v zahraničí,
• v případě hostů, kteří využívají parkování v našem hotelu, také SPZ automobilu.

V našich Spa & Kur Hotels Vám poskytujeme kromě ubytování též lázeňskou péči. V případě jejího využití zpracováváme kromě výše uvedených též následující údaje:

• údaje o diagnóze získané přímo od Vás naším lékařem při vstupní lékařské prohlídce,
• údaje o výkonech zdravotní péče poskytnutých Vám v našich zařízeních a o průběhu léčebného pobytu (lékařská kontrola, případné zdravotní komplikace v průběhu pobytu apod.)

B) Fotodokumentace z pořádaných akcí

U námi pořádaných akcí pořizujeme v přiměřeném rozsahu fotodokumentaci (situační záběry z akcí) za účelem následného zveřejnění vybraných fotografií na našich webových stránkách pro propagační účely CPI Hotels. Takovýmto způsobem nejsou primárně zobrazováni návštěvníci konkrétní akce, nýbrž celková atmosféra akce, záběry nejsou zveřejňovány v detailním rozlišení, nepřipojujeme k nim ani popisky konkrétních osob návštěvníků akce. Dle odborného názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů se v takových případech nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí dle občanského zákoníku; souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není třeba vyžadovat.

Na pořizování fotodokumentace jsou návštěvníci předem upozornění formou piktogramu fotoaparátu, naši fotografové jsou viditelně označeni a fotodokumentace je pořizována pouze v hlavním prostoru akce a návštěvníci tak vždy mají možnost pobývat v prostorech, kde není fotodokumentace pořizována. V případě jakýchkoli pochybností, či dotazů k pořizování fotodokumentace máte možnost obrátit se na nás na níže uvedených kontaktech.

2. Na základě čeho a za jakým účelem Vaše osobní údaje zpracováváme?

A) Zpracování nezbytné pro plnění právních povinností

Poskytnutí a zpracovávání veškerých výše uvedených osobních údajů, s výjimkou údaje o e-mailové adrese a telefonním čísle a informace o Vašem členství ve věrnostním programu, je nezbytné pro účely plnění našich právních povinností, zejména povinností vyplývajících ze zákona o místních poplatcích a zákona o pobytu cizinců na území České republiky a také z účetních a daňových předpisů.

B) Zpracování nezbytné pro plnění smluvního vztahu

Zpracování Vašich identifikačních údajů a údajů o Vašem pobytu a o poskytnutých službách a o výši a způsobu jejich úhrady je nezbytné pro účely plnění smluvního vztahu týkajícího se Vašeho pobytu, tedy zajištění objednávek a rezervací, uzavření a plnění smluv týkající se námi nabízených a poskytovaných ubytovacích, stravovacích a souvisejících služeb.

V případě lázeňské péče zpracováváme údaje vyplněné v registrační kartě, údaje o Vašich absolvovaných léčebných pobytech a o výkonech zdravotní péče poskytnutých Vám v našich zařízeních a také údaje o úhradě pobytu. Tyto údaje zpracováváme na základě právního vztahu mezi Vámi a CPI Hotels, jehož předmětem je poskytování lázeňské léčebně rehabilitační péče a souvisejících služeb (ubytovacích, stravovacích apod.). Účelem takového zpracování je poskytování uvedených služeb.

Důsledek neposkytnutí údajů

Bez poskytnutí výše uvedených údajů Vám nemůžeme poskytnout naše ubytovací služby. Pro poskytnutí stravovacích a dalších služeb žádné Vaše osobní údaje nepotřebujeme, a tedy je pro tento účel ani nezískáváme a nezpracováváme.

C) Zpracování na základě oprávněného zájmu

Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa a informace o Vašem pobytu zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu pro účely přímého marketingu, účelem zpracování je zde výhradně možnost zasílat Vám obchodní sdělení, tedy informace o zajímavých novinkách, slevách apod., které jsou obdobné a souvisejí se službami, které jste u nás již využili.

Vy máte možnost předem odmítnout zasílání obchodních sdělení. V případě zasílání obchodních sdělení pak můžete kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení a my rozesílku těchto sdělení ukončíme.

Osobní údaje v tomtéž rozsahu zpracováváme též pro zasílání dotazníků spokojenosti po pobytu v našich hotelech, za účelem ověřit Vaši spokojenost s našimi službami a trvale zvyšovat kvalitu našich služeb pro Vás.

V našich hotelech nedochází k případům zpochybnění poskytnutých služeb ani služeb lázeňské péče našimi hosty. Pokud by k takovému případu došlo, byli bychom nuceni zpracovávat údaje o poskytnutých službách v rozsahu nezbytném pro vedení takovéhoto sporu, a to výhradně za účelem ochrany našich práv v takovémto sporu. Obdobně bychom byli nuceni zpracovávat nezbytné údaje též v případě neuhrazení našich služeb, či v případě nám způsobené škody.

D) Zpracování na základě souhlasu

Na základě Vašeho souhlasu nebo nastavení povolení používaných aplikací ve Vašem internetovém prohlížeči zpracováváme technické informace získané při návštěvě našich internetových stránek – podrobně viz separátní informační text dostupný na www.cpihotels.com/cookies.

Nabízíme služby wi-fi sítě, přičemž máte možnost zvolit zpoplatněnou variantu připojení, či variantu připojení poskytovaného zdarma. V případě připojení máte možnost udělit souhlas s tím, že CPI Hotels bude užívat údaje o Vaší e-mailové adrese pro účely zasílání obchodních sdělení obdobných a souvisejících se službami, které jste u nás využili.

Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat, a to přímo v emailu s obchodním sdělením nebo zasláním odvolání souhlasu na naši adresu (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10), či e-mailovou adresu dp@cpihotels.com. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení CPI Hotels. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

E) Automatizované zpracování Vašich údajů

Neprovádíme automatizované rozhodování, či jiné automatizované zpracování Vašich osobních údajů, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

3. Zdroj osobních údajů

Výše uvedené údaje získáváme buď přímo od Vás, v souvislosti s jednáním o uzavření smlouvy a poskytování ubytovacích a stravovacích služeb;

nebo

pokud Vám rezervaci našich služeb zajistila jiná osoba (typicky to bývá zaměstnavatel v případě služebních cest), získáváme Vaše identifikační a kontaktní údaje přímo od této osoby;

nebo

u rezervací zadaných prostřednictvím rezervačních portálů nám Vaše identifikační a kontaktní údaje předává rezervační portál.

4. Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu Vašeho pobytu v našem hotelu. Následně po jeho ukončení zpracováváme pouze:

- Údaje, u kterých nám povinnost jejich zpracování vyplývá z relevantních právních předpisů, a to pouze po dobu, která je nezbytná dle těchto právních předpisů. (Např. účetní a daňové doklady, které Vám vystavujeme, obsahují též některé Vaše osobní údaje jako např. jméno a příjmení, typ poskytnuté služby, datum vystavení dokladu. Tyto doklady uchováváme pouze pro účely splnění povinností stanovených relevantními účetními a daňovými právními předpisy, po dobu uloženou těmito předpisy.).

- Vaše jméno, příjmení, emailovou adresu a informaci o Vašem pobytu pro účely přímého marketingu CPI Hotels (zasílání informací o zajímavých novinkách, či slevách našich služeb apod.) a pro zasílání dotazníků spokojenosti. Údaje pro zasílání dotazníků spokojenosti zpracováváme pouze do doby vyhodnocení dotazníků

- Údaje nezbytné pro účely existujících, či reálně hrozících sporů. Tyto údaje zpracováváme pouze do doby pravomocného rozhodnutí sporu a splnění povinností z rozhodnutí vyplývajících, resp. do doby, v níž může případně dle platných právních předpisů dojít ke sporům o poskytnuté služby.

- Údaje o cookies a datech protokolů zpracováváme pouze po dobu, která je uvedena v informacích o cookies na jednotlivých webových stránkách hotelů patřících pod CPI Hotels.

Po uplynutí výše uvedených dob Vaše osobní údaje pravidelně likvidujeme, a to v papírové i elektronické formě.

5. Komu Vaše osobní údaje zpřístupňujeme, či předáváme?

A) Předávání třetím osobám

Vaše osobní údaje zpřístupňujeme orgánům veřejné moci, u nichž povinnost předání údajů vyplývá z platných a účinných právních předpisů (tak je tomu typicky u údajů, které zpracováváme na základě zákona o místních poplatcích, či na základě zákona o pobytu cizinců na území České republiky) a v rámci hotelové partnerské sítě.

V případě služeb lázeňské péče Vaše osobní údaje nezpřístupňujeme nikomu, naši lékaři a další zdravotnický personál jsou zaměstnanci CPI Hotels.

B) Zpracovatelé

Pro účely zajištění některých podpůrných služeb (např. rozesílání marketingových sdělení, zkvalitňování komunikace a segmentace nabídek, zajištění on-line hotelových rezervací, zpracování cookies) využíváme služeb zpracovatelů. Jedná se vždy o zpracování prováděné výhradně pro naši společnost a na základě našich pokynů. U všech zpracovatelů dbáme na jejich výběr z hlediska důvěryhodnosti a kvality služeb, včetně zabezpečení zpracovávaných osobních údajů. Zpracování je možné pouze na základě smlouvy uzavřené mezi CPI Hotels a zpracovatelem, která zpracovatele zavazuje ke stejné míře ochrany osobních údajů, jakou poskytuje sama CPI Hotels. O zpracovatelích, se kterými aktuálně spolupracujeme, Vás na požádání budeme informovat.

C) Předávání do zahraničí

Naši zpracovatelé mají sídlo i místo zpracování osobních údajů v ČR, případně v jiné zemi EU. Pouze v případě zasílání a hodnocení dotazníků spokojenosti a v případě některých rezervačních systémů používáme zpracovatele na území USA. Vždy se jedná o renomované společnosti v rámci mezinárodních hotelových, rezervačních a podobných sítí, zajišťující služby pro hotely v celosvětovém rozsahu.

V jiných, než výše uvedených případech nepředáváme osobní údaje mimo území EU.

6. Jakým způsobem CPI Hotels zajišťuje ochranu osobních údajů

Veškeré osoby, které na naší straně přijdou do styku s osobními údaji, mají uloženu povinnost zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost trvá i v případě ukončení jejich právního vztahu s CPI Hotels, popřípadě se zpracovatelem.

7. Vaše práva dle platné právní úpravy

Dle platné právní úpravy ochrany osobních údajů máte následující práva:

- právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zpracováváme; toto zahrnuje právo získat od CPI Hotels následující informace:

• potvrzení, zda CPI Hotels zpracovává Vaše osobní údaje,
• přístup k těmto osobním údajům,
• informace o účelech zpravování,
• o kategoriích dotčených osobních údajů,
• informace o příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny,
• o plánované době uložení, či kritériích k jejímu stanovení,
• o existenci práva požadovat opravu nebo výmaz osobních údajů, nebo omezení jejich zpracování, či právo vznést námitku proti tomuto zpracování,
• o právu podat stížnost k dozorovému úřadu,
• o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů – od Vás,
• o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, vč. profilování,
• o vhodných zárukách při předávání osobních údajů mimo EU,
• v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, i kopii osobních údajů.

- právo na opravu Vašich osobních údajů v případě, že by byly v kterémkoli směru nesprávné, nepřesné, či neúplné; opravu provede CPI Hotels s ohledem na technické možnosti bez zbytečného odkladu,

- právo požadovat výmaz osobních údajů v případech stanovených GDPR, např. v případě odvolání souhlasu se zpracováním, či vznesení námitky proti zpracování, v případě protiprávního zpracování osobních údajů, v případě, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány apod. Můžete tedy požádat o výmaz Vašich osobních údajů, tato možnost však neplatí v případě, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, a v některých dalších případech stanovených GDPR.

- právo požadovat omezení zpracování osobních údajů v případech předvídaných GDPR, jako je tomu např. v případě, kdy popíráte přesnost osobních údajů, vznášíte námitku proti zpracování apod.

- právo na přenositelnost těch údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně, na základě Vašeho souhlasu, či na základě nezbytnosti jejich zpracování pro splnění smlouvy s Vámi, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost. V takových případech Vám umožníme získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, bude-li to technicky proveditelné, je přímo předáme jinému, Vámi určenému správci,

- právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na nezbytnosti zpracování pro účely oprávněných zájmů, včetně zpracování pro účely přímého marketingu. Pokud v takovém případě neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme v takovém případě Vaše osobní údaje dále zpracovávat.

- právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů zasláním výslovného sdělení na naši adresu (CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10), či e-mailovou adresu dp@cpihotels.com. Odvolání souhlasu je účinné doručením takovéhoto sdělení CPI Hotels. Dle GDPR není odvoláním souhlasu dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

- právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, s výjimkou případů v GDPR výslovně uvedených,

- kromě výše uvedeného máte v případě, kdy se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno GDPR, právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

8. Naše kontaktní údaje

V případě jakýchkoli nejasností, či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů se na nás můžete kdykoli obrátit písemně na adrese CPI Hotels, a.s. Bečvářova 2081/14 100 00 Praha 10, či na e-mailové adrese našeho pověřence pro ochranu osobních údajů dpo@cpipg.com.

9. Skupina CPIPG

CPI Hotels je součástí skupiny CPI Property Group („CPIPG“). Informace o ochraně osobních údajů v rámci CPIPG naleznete zde: https://cpipg.com/en/data-protection-policy.